ในการทำธุรกิจไม่ว่าประเภทใดก็ตาม เรื่องของบัญชีรายรับรายจ่ายถือเป็นหัวใจสำคัญมาก ๆ ที่จะช่วยให้รู้ถึงตัวเลขผลกำไรขาดทุนของธุรกิจว่าเป็นไปในทิศทางใด นี่จึงเป็นเหตุผลที่เจ้าของกิจการทุกคนจำเป็นต้องทำ ซึ่งคำว่าทำในที่นี่หากมีความรู้ด้านบัญชีก็สามารถจัดการตามหลักทางบัญชีได้เลย แต่ถ้าไม่แน่นในด้านนี้มากนักอาจทำเป็นข้อมูลรายรับรายจ่ายคร่าว ๆ แล้วให้นักบัญชีช่วยจัดการอีกที หรือในบริษัททั่วไปก็จะมีฝ่ายบัญชีจัดการเรื่องนี้ให้อยู่แล้ว ทว่าก็ควรต้องตรวจสอบเป็นประจำเพื่อรู้ถึงความเคลื่อนไหวอย่างถูกต้อง
ทำไมต้องทำบัญชีร้านค้า
การเปิดร้านค้าเป็นของตนเองไม่ว่าจะหน้าร้านทั่วไปหรือการเปิดร้านออนไลน์ก็ถือเป็นอีกประเภทธุรกิจที่จำเป็นต้องมีการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อให้เกิดความสอดคล้องระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อย่าลืมว่าการทำกิจการทุกประเภทต้องหวังผลกำไรแต่ไม่ใช่กำไรที่มาจากการคิดด้วยตนเองคร่าว ๆ ต้องเป็นตัวเลขที่มีเหตุผล เกิดจากการซื้อ-ขายจริง ๆ
เมื่อทางร้านค้าเห็นบัญชีที่เกิดขึ้นจะทำให้วางแผนธุรกิจได้ง่ายกว่าเดิม ค่าใช้จ่ายตัวไหนควรลดเพื่อประหยัดต้นทุน สร้างผลกำไรสูงขึ้น และอีกสิ่งสำคัญคือการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยตอนเรื่องการยื่นภาษีไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดจนอาจนำไปสู่การเสียภาษีย้อนหลังซึ่งจะมีค่าปรับและดอกเบี้ยตามมาด้วย
วิธีทำบัญชีร้านค้า
ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้านั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไร คล้ายกับคนที่ทำบัญชีของตนเอง เพียงแค่เมื่อเป็นลักษณะของธุรกิจก็ต้องมีแบบฟอร์มต่าง ๆ ให้ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยหลักในการทำประกอบไปด้วย
1. จัดการทำหน้าเอกสารให้ครบถ้วนตามหลักของกรมสรรพากร
หน้าตาของบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าจะต้องเป็นไปตามที่สรรพากรระบุไว้ ซึ่งจริง ๆ แล้วสามารถหาซื้อสมุดบัญชีได้เลย แต่ถ้าหากอยากทำด้วยตนเองก่อนคร่าว ๆ แล้วค่อยไปลงบัญชีจริงอีกทีก็จัดการได้โดยใช้หน้าตา ดังนี้
- วันเดือนปี ช่องสำหรับการระบุวันที่ในการทำรายรับรายจ่ายนั้น ๆ
- รายการ ให้ลงรายละเอียดว่าดำเนินการรับ-จ่ายในเรื่องใดบ้างในแต่ละวัน
- รายรับ ช่องสำหรับบันทึกตัวเลขจากจำนวนเงินที่รับมาในแต่ละวัน
- รายจ่าย ช่องสำหรับบันทึกตัวเลขจากการจ่ายเงินออกไปในแต่ละวัน ซึ่งต้องแยกออกเป็น 2 ช่อง คือ ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า (ซื้อวัตถุดิบ หรือสินค้าที่จะนำมาขาย) และ ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (นอกเหนือจากสินค้าที่ซื้อมาผลิตหรือขาย เช่น ค่าขนส่ง, ค่าจ้างทำของ, ค่าน้ำมันรถ ฯลฯ)
- ยอดรวม เป็นยอดรวมที่จะสรุปรายเดือนว่าสรุปแล้วได้กำไรหรือขาดทุน
2. ทำเป็นประจำทุกเดือน
เมื่อเข้าใจแล้วว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามีหน้าตาแบบไหน คราวนี้ก็ให้ใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปทุกเดือน ย้ำว่ารายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นควรต้องมีบิล ใบแจ้งหนี้ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี ฯลฯ ให้ชัดเจนแยกเป็นรายเดือน เพื่อเป็นการยืนยันตัวเงินว่าได้รับและจ่ายออกไปจริง ๆ ส่วนในกรณีที่เป็นบุคคลธรรมดา หรือร้านทั่วไป อาจให้มีการเขียนชื่อร้าน / ชื่อบุคคล แล้วมีการเซ็นกำกับจากผู้ขายเอาไว้ ใน 1 ปี ภาษีจะต้องมีเอกสารรายรับรายจ่ายนี้ทุกเดือน และนำไปใช้ยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.90) และภาษีเต็มปี (ภ.ง.ด.94)
ข้อดีของการทำบัญชีร้านค้า
จากที่กล่าวมาทั้งหมดคงเห็นได้ชัดเจนว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็ก ใหญ่ หรือแม้กระทั่งร้านค้าออนไลน์ ร้านค้าทั่วไปควรต้องทำ เพราะจะช่วยให้เกิดข้อดีในด้านต่าง ๆ ดังนี้
1. รู้ความเคลื่อนไหวของกิจการ
ข้อแรกมีความชัดเจนมาก ๆ ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนี้จะช่วยในเรื่องการรับรู้ความเป็นไปของกิจการว่าดีแย่มากน้อยเพียงใด มีผลกำไร-ขาดทุนอยู่ในเกณฑ์น่าพึงพอใจหรือไม่ ช่วยให้การทำกิจการลดความเสี่ยงในด้านต่าง ๆ ลงไปได้เยอะมาก
2. ตัวช่วยวางแผนการทำกิจการในอนาคต
เมื่อรู้ถึงสภาพคล่องทางการเงินของกิจการจากรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว จะช่วยให้เกิดการวางแผนงานในอนาคตให้สอดคล้องอย่างลงตัว เช่น มีต้นทุนค่าใช้จ่ายบางเรื่องเยอะเกินไป ก็วางแผนที่จะลดส่วนดังกล่าวลงเพื่อเพิ่มผลกำไรให้มากขึ้น, เปลี่ยนช่องทางการขายเพื่อเข้าถึงลูกค้าเป้าหมาย ฯลฯ
3. ช่วยในด้านของการจัดหาเงินทุน
ในการทำธุรกิจแหล่งเงินทุนเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเติบโตได้มากขึ้นไปอีก ซึ่งสถาบันการเงินจำเป็นต้องขอดูรายละเอียดทางด้านบัญชีเพื่อเป็นตัวพิจารณาความเหมาะสมในการปล่อยสินเชื่อต่าง ๆ ดังนั้นการมีบัญชีที่ชัดเจนก็ย่อมเพิ่มความเป็นไปได้ในการจัดหาแหล่งเงินทุนที่เหมาะสม
4. ช่วยในด้านการวางแผนภาษี
เรื่องภาษีเป็นสิ่งที่หลายกิจการกังวล โดยเฉพาะคนที่ไม่ค่อยมีความรู้ในเรื่องนี้ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเอาไว้ชัดเจนจะช่วยจัดการในด้านภาษีให้ง่ายขึ้น ไม่ผิดกฎหมายและต้องเสียค่าปรับ รวมถึงยังเป็นช่องทางที่จะช่วยประหยัดภาษีอีกด้วย
ใช้ตัวช่วยในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ง่ายขึ้นดีกว่า
หากมองว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเรื่องยุ่งยากโดยเฉพาะตัวเลขรายรับ-รายจ่ายอันแสนวุ่นวาย ให้รายงานการขายของ Fillgoods เป็นผู้ช่วยจะดีที่สุด ให้คุณรู้ถึงความเคลื่อนไหวในธุรกิจตนเอง คำนวณปริมาณของการขายสินค้าทุกด้านทั้งยอดขาย ออเดอร์จากลูกค้า กำไรจากการขาย ชัดเจนทุกข้อมูลด้านการขายและกระแสเงินรายวัน ช่วยให้การดึงข้อมูลเอามาทำบัญชีแม่นยำขึ้นกว่าเดิม
มีปัญหาเรื่องธุรกิจออนไลน์ อยากใช้ระบบจัดการร้านค้า โทรปรึกษา Fillgoods ฟรี!
วันจันทร์ – วันศุกร์
เวลา 09.00 – 18.00 น.