จัดการ order อย่างไร

หากพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์อย่างเรา ๆ ต้องการขายของออนไลน์ให้ได้อย่างคล่องตัว อันดับแรกเลยจะต้องมีความสามารถบริหารจัดการร้านค้าได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ โดยเรื่องหลักที่ควรหาวิธีการบริหารจัดการให้ได้ ก็คือ Order หรือรายการสั่งซื้อของลูกค้านั่นเอง แม้หลาย ๆ คนจะคิดว่าการบริหารจัดการ Order เป็นเรื่องที่ยาก แต่คุณรู้หรือไม่ว่า ร้านค้าออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ พวกเขามีการจัดการ Order มีการจดออเดอร์อย่างเป็นระบบ แล้วพวกเขามีวิธี จัดการ Order อย่างไร วันนี้ทางเราจะมาแนะนำให้ทุกคนได้ทราบพร้อม ๆ กัน 

จัดการ Order อย่างไร  ทุกวันนี้การซื้อของออนไลน์กำลังเติบโตและเป็นที่นิยมอย่างมาก เพราะเหตุผลจากที่หลาย ๆ คนสามารถเข้าถึงอินเตอร์เน็ตได้อย่างสะดวกรวดเร็ว หรือเพราะสถานการณ์การระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ที่ทำให้ผู้บริโภคหันมาซื้อของออนไลน์กันมากขึ้น หากเป็นร้านค้าที่สามารถทำยอดขายได้เป็นจำนวนมาก ในแต่ละวันพวกจะต้องพบเจอกับ Order หรือรายการสั่งซื้อจากลูกค้ามากมายไม่แพ้กัน ซึ่งหากพวกเขาไม่มีการจัดการออเดอร์หรือจดออเดอร์อย่างเป็นระบบ อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการส่งสินค้าให้กับลูกค้าก็เป็นได้ เพื่อตอบคำถามที่ว่า จดออเดอร์อย่างไร มีแนวทางดำเนินการง่าย ๆ ดังนี้ 

1. กำหนดสถานะ Order ของลูกค้าอย่างชัดเจน

โดยเริ่มตั้งแต่ที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าเข้ามา ไม่ว่าจะจากเว็บไซต์ขายของออนไลน์ หรือจากโซเชียลมีเดียต่าง ๆ อาทิ Facebook, Line และ Instagram เมื่อลูกค้าทำการชำระเงินเข้ามาแล้ว ออเดอร์ของลูกค้าจะไปอยู่ในสถานะไหน เช่น รอแพ็คสินค้า หรือเมื่อแพ็คสินค้าแล้วก็จะกลายเป็นสถานะรอส่ง ส่งสินค้าแล้ว ไปจนถึงสถานะลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว และสินค้าที่ถูกตีกลับ เป็นต้น 

2. ตรวจสอบเส้นทางการเดินของ Order  

เมื่อเรากำหนดสถานะออเดอร์ของลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ต้องมาตรวจสอบว่าเส้นทางการเดินทางของ Order ในแต่ละสถานะ ว่ามี Flow การทำงานที่ติดขัดในส่วนไหนหรือไม่ ซึ่งในการวางระบบจัดการ Order ที่ดีนั้น เส้นทางการเดินของออเดอร์สินค้าต้องส่งต่อจากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่งได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อไม่ให้มีสินค้าตกค้าง หรือมีออเดอร์ของลูกค้าตกหล่นในสถานะใด ๆ

3. บันทึกเลขติดตามพัสดุ

การจัดการออเดอร์ไม่เพียงบริหารจัดการแค่ภายในร้านของเราเพียงอย่างเดียวเท่านั้น จะต้องมีการบันทึกเลขติดตามพัสดุของแต่ละสินค้าด้วย หากเกิดกรณีที่ลูกค้าไม่ได้รับของจะได้ช่วยติดตามพัสดุให้กับลูกค้าได้อย่างทันท่วงที นอกจากนี้ยังช่วยทำให้เราทราบว่าสินค้าส่งมอบถึงมือลูกค้าหรือไม่ และในกรณีที่เป็นการส่งสินค้าแบบ COD ยังช่วยทำให้ทราบด้วยว่า ลูกค้าจ่ายเงินให้กับเราแล้วจำนวนกี่ออเดอร์ และยังไม่จ่ายเงินกี่ออเดอร์ หรือมีการยกเลิกการรับสินค้าหรือไม่

จดออเดอร์อย่างไร ไม่ให้พลาด

ก่อนที่พ่อค้าแม่ค้าจะบริหารจัดการออเดอร์ได้ อันดับเลยจะต้อง จดออเดอร์จากลูกค้ามาก่อนนั่นเอง ซึ่งวิธีการจดออเดอร์ของแต่ละคนอาจจะมีวิธีแตกต่างกันไป เช่น บางคนจดใส่สมุด บางคนจดด้วยโปรแกรม Excel หรือ Google Sheet เป็นต้น โดยไม่ว่าคุณจะจดออเดอร์อย่างไร หรือจดด้วยวิธีไหนก็ตาม สิ่งสำคัญที่ควรต้องจด เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดมีดังนี้ 

1. วันที่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า เพื่อทราบว่าลูกค้าสั่งซื้อสินค้ามาวันไหนและเวลาไหน จะได้จัดการออเดอร์ได้ตามคิว บางร้านค้าเปิดให้ลูกค้าจองสินค้าก่อน หรือ CF ไว้ก่อนโอนทีหลัง ก็ต้องจดวันที่ลูกค้าทำการจองสินค้าเข้ามา เพื่อตรวจสอบว่าลูกค้าโอนเงินแล้วหรือยัง หากเกินเวลาที่กำหนดจะได้ให้สิทธิ์ส่งสินค้าให้ลูกค้าลำดับถัดไป 

2. ช่องทางการสั่งซื้อของลูกค้า หากร้านของเรารับออเดอร์หลายทาง ทั้งจาก Facebook, Line, Instagram ไปจนถึงเว็บขายของออนไลน์ต่าง ๆ เพื่อทราบว่าลูกค้ามาจากช่องทางไหน จะได้สื่อสารกันได้ถูกช่องทาง

3. ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรของลูกค้า เพื่อใช้สำหรับการส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยเฉพาะเบอร์โทรศัพท์จำเป็นต้องใช้เพื่อให้ขนส่งโทรนัดหมายการส่งสินค้าได้ 

4. สินค้าที่สั่งซื้อ ต้องจดให้ครบและถูกต้องครบถ้วนตามออเดอร์ที่ลูกค้าสั่ง จะได้ไม่เกิดการส่งสินค้าผิด ส่งสินค้าไม่ครบ เพราะอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ และส่งผลไม่ดีต่อชื่อเสียงของร้าน 

5. วิธีการส่งสินค้า บางครั้งเรามีวิธีการส่งให้ลูกค้าเลือกหลากหลาย เช่น ส่งแบบลงทะเบียน EMS หรือ COD เก็บเงินปลายทาง รวมทั้งขนส่งที่จะเลือกใช้ โดยลูกค้าจะเป็นผู้เลือกว่าเขาต้องการให้เราส่งแบบไหน เราต้องจดวิธีการส่งสินค้าตามออเดอร์ของลูกค้านั่นเอง 

ไม่ว่าร้านค้าของคุณจะมีวิธี จัดการ Order อย่างไร หากวิธีการนั้น ๆ เป็นวิธีบริหารจัดการที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ จะช่วยทำให้การขายของออนไลน์ของคุณดำเนินการได้อย่างคล่องตัวอย่างแน่นอน แต่ถ้าหากร้านค้าของคุณยังไม่มีวิธีจัดการที่ดี หรือยังเป็นร้านค้าที่ยังไม่ได้มีออเดอร์มากมาย แนะนำว่าให้คุณเตรียมความพร้อมเอาไว้ ลองศึกษาหรือนำวิธีการข้างต้นไปปรับใช้ เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่ร้านค้าของคุณขายดี มีออเดอร์เข้ามาจำนวนมาก การมีระบบจัดการ Order พร้อมรองรับ จะช่วยให้ร้านค้าของคุณบริหารจัดการ Order ได้อย่างมืออาชีพ 

อ่านเพิ่มเติม : แหล่งค้าส่งออนไลน์

วิธี จัดการ order อย่างไร | จดออเดอร์อย่างไร ให้ขายออนไลน์อย่างคล่องตัว